Vrijwilligers rooster

Uitleg voor de beheerder of coördinator

Inloggen beheerder

Degene die zich heeft aangemeld bij inzetrooster is automatisch beheerder. Als beheerder kun je elke andere persoon ook beheerder maken via 'tabblad Instellingen' bij de persoon zelf. Als beheerder kun je net zoveel als elke andere persoon maar je krijgt ook toegang tot de beheer pagina's welke je kan benaderen via het hoofdmenu.

Tevens zie je op veel pagina's een extra icoon waarmee je alleen als beheerder het item kan aanpassen.

Icoontjes

Door de site heen zijn er icoontjes die uitleg geven. Klik of hover met je muis over de tekst of over icoontjes in de site waardoor de uitleg als tooltip verschijnt.

  • Extra uitleg over het item als je met de muis over het icoontje gaat.
  • Pagina's of links die alleen door beheerder gezien en gebruikt kunnen worden.
  • Let op! Dit item is belangrijk.
  • Starred dienst, waarmee je deze dienst kan accentueren.
  • Deze dienst is geannuleerd. Maar de persoon was wel beschikbaar.
  • Deze persoon was niet aanwezig bij een dienst of is niet meer actief in Inzetrooster.
  • Persoon is aanwezig geweest bij de dienst of heeft een dienst overgenomen bij een overdracht verzoek.
  • Deze dienst is verlopen en is niet ingeschreven door een persoon.
  • Er is een overdracht verzoek actief.
  • Deze persoon ontvangt inschrijf- en overnameverzoeken
  • Deze persoon ontvangt géén inschrijf- en overnameverzoeken.
  • Exporteren of download dit item.
  • Importeren of upload dit item.
  • Keuze om op deze kolom te sorteren.
  • Gesorteerd op deze kolom.
  • Gesorteerd (andersom) op deze kolom.

Contactgegevens

De contactgegevens van de beheerder en/of coördinator, zoals naam, telefoon en e-mailadres die onderaan de pagina staan (footer) kan je aanpassen in beheer bij algemene instellingen.

Er worden via Inzetrooster verschillende mails verstuurd en de naam en afzenderadres kan per bericht verschillen:

Bericht
De afzender
Komt de algemene afzender te staan.
Komt de algemene afzender te staan.
Komt de algemene afzender te staan.
Komt de persoonlijke afzender te staan.
Komt de persoonlijke afzender te staan.
 
Het is overigens verstandig om het 'E-mail van afzender' bij algemene instellingen te laten staan als <account>@inzetrooster.nl omdat de mail dan minder snel in de spambox komt. Lees meer over SPF

Adresboek

Standaard zijn contactgegevens voor elkaar zichtbaar. Je kan die ook voor elkaar verbergen bij algemene instellingen. Voor vrije velden kan je dat per veld instellen.

Je kunt voor het veld geboortedatum instellen dat je alleen ziet of de personen ouder of jonger dan 18 jaar zijn, mocht de exacte geboortedatum te pricacygevoelig liggen.

Profiel aanpassen

Standaard kunnen gebruikers zelf hun profiel aanpassen. Als Inzetrooster geüpdatet wordt via een extern systeem met behulp van imports dan is het meestal niet wenselijk dat de gebruikers hun profiel in Inzetrooster kunnen aanpassen. Via algemene instellingen heb je 3 opties.

  1. Als de optie Algemene gegevens aanpassen aanstaat dan kunnen deze gegevens via Mijn profiel worden aangepast.
  2. Als de optie Wachtwoord aanpassen aanstaat kan het wachtwoord via Inzetrooster door de gebruiker gewijzigd worden. Er is dan ook een link login opvragen op de login pagina, anders zie je deze link niet.
  3. Standaard staat de optie Foto uploaden aan, maar soms is het niet wenselijk om de kwaliteit van de foto's te waarborgen, vandaar dat je dit ook apart kan instellen.

Vrije velden voor personen

Met vrije velden kan je zelf extra velden definiëren waardoor je de administratie kan aanpassen aan je eigen organisatie. Je kunt instellen of deze gegevens voor iedereen of alleen voor de beheerder te zien zijn. Tevens kan je instellen of deze gegevens door de persoon zelf bijgewerkt mogen worden via Mijn profiel.

Vrije velden zijn beschikbaar bij een betaald account.

Personen inschrijven

In de meeste gevallen schrijven de personen (vrijwilligers) zich zelf in voor een dienst, maar de beheerder kan de personen ook inschrijven voor een dienst of uitschrijven voor een dienst. Dat kan bij het aanmaken of aanpassen van de dienst.

Notificatie berichten

Er is ook de mogelijkheid om direct een notificatie bericht te sturen met de wijzigingen. Er zijn drie soorten notificatie berichten die aan de hand van de wijziging wordt verstuurt:

  • Een notificatie als alleen de dienst wordt gewijzigd maar niet de persoon.
  • Een notificatie als een persoon wordt uitgeschreven.
  • Een noificatie als een persoon wordt ingeschreven.

Als het veld geannuleerd is aangevinkt komt bij een notificatie dit ook in het bericht te staan. Je kunt dus gemakkelijk een dienst annuleren door een notificatie.

Locaties

Je kunt ook meerdere locaties aanmaken. Deze zijn dan gekoppeld aan Google maps en kan de persoon zien waar hij moet zijn. Bij het aanmaken van een dienst kan je (optioneel) de locatie koppelen aan een dienst. In het overzicht 'alle diensten' en 'open diensten' komt dan ook een link naar de locatie te staan.

Je kunt de locaties alleen gebruiken bij een betaalde versie.

Printversie

Je krijgt altijd een printvriendelijke versie als je een print maakt. De menu's, knoppen, etc worden niet mee geprint.

Inschrijf verzoek

Je kunt als beheerder een inschrijfverzoek. sturen naar een selectie van personen. Dit is misschien wel het meest krachtig stuk gereedschap van Inzetrooster. Je kunt zelf bepalen hoeveel personen je uitnodigt om in te schrijven. Via opties kunt je aangeven of de personen willekeurig geselecteerd of op de minste diensten geselecteerd worden.

In dit inschrijfverzoek, die ze via e-mail ontvangen, staat een link/button (access-token) waardoor ze meteen kunnen inloggen zonder lastige wachtwoorden in te vullen.

Personen vrijstellen voor inschrijven

Als bepaalde personen zich al extra inzetten voor de organisatie dan kan je ervoor zorgen dat zij geen algemene inschrijf- en overnameverzoeken ontvangen. Je kunt dan vinkje 'Verzoeken' uitzetten op het tabblad 'Instellingen' bij de persoon zelf waardoor ze deze verzoeken niet krijgen.

Diensten overdragen

De gebruikers kunnen een dienst eenvoudig over dragen aan een ander via mijn pagina en de button 'overdragen'. Ze kunnen één specifieke persoon of meerdere personen vragen om de dienst over te nemen.

Standaard gaan deze verzoeken naar 20 willekeurige personen, maar je kan ook via algemene instellingen instellen dat deze naar 20 personen gaan die zich het minst hebben ingeschreven in de standaard periode.

De eerste persoon die het verzoek via e-mail accepteert, door op de link (button) te klikken, neemt de dienst over. De verzender krijgt een e-mail bevestiging als de dienst is overgenomen. Als beheerder kan je de details bekijken via inschrijf & overname verzoeken verzonden en ontvangen.

Je kunt op een overdracht verzoeken door klikken, zodat je kan zien wie een verzoek heeft ontvangen en hoe een ruiling verlopen is.

Statistieken

Er zijn mooie overzichten van de kengetallen van diensten zoals: totaal aantal, toekomstige en reeds verlopen diensten, aantallen per groep, aantal afwezig, aantal geannuleerd, aantallen per persoon en nog veel meer.

Reminders

Je kunt een herinnering instellen die de personen via email ontvangen voor de dienst. Bijvoorbeeld 10 dagen van tevoren of 1 dag van tevoren. In deze mail komt de naam, tijd en dienst te staan. Je kunt ook nog een specifieke tekst mee sturen met meer uitleg over de diensten.

Personen kunnen via hun profiel instellen dat ze geen herinneringen (meer) willen ontvangen.

De herinneringen worden verstuurd tussen 10u en 11u in de ochtend.

Bij de algemene instellingen staat het afzenderadres standaard naar 'subdomein@inzetrooster.nl'. Je kunt dit adres het beste laten staan waardoor de kans kleiner is dat de reminders en inschrijfverzoeken in de spambox van de ontvanger komt.

Personen importeren

De beheerder kan de personen importeren of bijwerken via een Excel of CSV. Het is vooral handig om eerst een export van een paar personen te doen, dan heb je meteen het juiste formaat (juiste velden en de benamingen).

Je kunt eventueel een identiteits-nummer (lidnummer) gebruiken waardoor je deze kan matchen met je bestaande administratie systeem. Als het identiteits-nummer aanwezig is dan worden de personen geüpdatet ipv toegevoegd.

Personen exporteren

Je kunt alle personen exporteren (downloaden) met alle informatie als Excel of CSV. Je kunt dat per veld opgeven, bijvoorbeeld alleen de velden naam en email als je een externe mailing wilt doen. Of een bepaald veld in één keer aanpassingen voor alle personen waarna je de personen weer importeert (uploaden).

Je kunt ook de laatste login exporteren waarmee je kunt zien welke personen nog nooit hebben ingelogd.

Diensten importeren

Je kan als beheerder eventueel de diensten ook via een Excel of CSV importeren. Het is vooral handig om eerst een export te doen, dan heb je meteen het juiste formaat (juiste velden en de benamingen). Je kunt de diensten ook aanpassen en via een import ook personen inschrijven.

Meer informatie over de velden en veld types staat op de pagina diensten importeren of bijwerken. Er is ook een formulier waarmee je heel eenvoudig repeterende diensten kan toevoegen.

Diensten exporteren

Je kan alle diensten exporteren (downloaden) als Excel of CSV. Maar je kan ook een selectie maken per groep of datum range. Dat is vooral handig als je veel aanpassing wilt doen en daarna weer importeren (uploaden).

Uren & dienster per persoon

Er is een keurig overzicht van uren & diensten per persoon welke je kan sorteren op naam, uren, diensten en op leeftijd. Bij een betaald account kan je deze gegevens ook als Excel/CSV downloaden.

Tekstblokken

Als je als beheerder bent ingelogd zie je op verschillende plekken een icoontje achter een tekst-blok. Door op dit icoontje te klikken kan je de standaard tekst aanpassen en wordt deze opgeslagen. Hierdoor kan je de teksten beter laten aansluiten op jouw organisatie. Op de pagina vrije teksten kan je de teksten zien.

De teksten in de e-mails kunnen ook aangepast worden, neem daarvoor contact met ons op.
Zie ook
  • Pagina screenshots waar je ook kunt zien hoe de pagina's eruit zien.
  • Pagina best practice voor de beheerder en/of coördinator.