Vrijwilligers rooster

Uitleg voor de beheerder of coördinator

Inloggen beheerder

Degene die zich heeft aangemeld bij inzetrooster is automatisch beheerder. Als beheerder kun je elke andere persoon ook beheerder maken via 'tabblad Instellingen' bij de persoon zelf. Als beheerder kun je net zoveel als elke andere persoon maar je krijgt ook toegang tot de beheer pagina's welke je kan benaderen via het hoofdmenu.

Tevens zie je op veel pagina's een extra icoon waarmee je alleen als beheerder het item kan aanpassen.

Icoontjes

Door de site heen zijn er icoontjes die uitleg geven. Klik of hover met je muis over de tekst of over icoontjes in de site waardoor de uitleg als tooltip verschijnt. Hieronder de meest gebruikte icoontjes met uitleg.

  • Extra uitleg over het item als je met de muis over het icoontje gaat.
  • Pagina's of links die alleen door beheerder gezien en gebruikt kunnen worden.
  • Tekst blokken die je als beheerder kunt aanpassen.
  • Let op! Dit item is belangrijk.
  • Starred dienst, waarmee je deze dienst extra kan laten opvallen.
  • Deze dienst is geannuleerd. Maar de persoon was wel beschikbaar.
  • Deze persoon was niet aanwezig bij een dienst of is niet meer actief in Inzetrooster.
  • Deze persoon is afgemeld met een afmeld bericht.
  • Persoon is aanwezig geweest bij de dienst of heeft een dienst overgenomen bij een overdracht verzoek.
  • Deze dienst is verlopen en is niet ingeschreven door een persoon.
  • Er is een overdracht verzoek actief.
  • Deze persoon is vrijgesteld voor inzet.
  • Exporteren of download dit item.
  • Importeren of upload dit item.
  • Keuze om op deze kolom te sorteren.
  • Gesorteerd op deze kolom.
  • Gesorteerd (andersom) op deze kolom.

Contactgegevens

De contactgegevens van de beheerder en/of coördinator, zoals naam, telefoon en e-mailadres die onderaan de pagina staan (footer) kan je aanpassen in beheer bij algemene instellingen.

Er worden via Inzetrooster verschillende mails verstuurd en de naam en afzenderadres kan per bericht verschillen:

Bij het bericht van
komt het algemene afzenderadres te staan.
komt het algemene afzenderadres te staan.
komt de algemene afzenderadres te staan.
komt het persoonlijke antwoordadres te staan.
komt het persoonlijke antwoordadres te staan.
 
Standaard maken wij een afzenderadres <subdomein>@inzetrooster.nl welke automatisch wordt door gestuurd naar e-mailadres van beheerder Hierdoor komt de mail minder snel in de spambox. Lees meer over SPF

Adresboek

Standaard zijn de contactgegevens voor elkaar zichtbaar. Je kan die ook voor elkaar verbergen bij algemene instellingen. Voor vrije velden kan je dat per veld instellen.

Je kunt voor het veld geboortedatum apart instellen dat je alleen ziet of de personen ouder of jonger dan 18 jaar zijn, mocht de exacte geboortedatum te pricacygevoelig liggen.

Profiel aanpassen

Standaard kunnen gebruikers zelf hun profiel aanpassen. Als Inzetrooster geüpdatet wordt via een extern systeem met behulp van imports dan is het meestal niet wenselijk dat de gebruikers hun profiel in Inzetrooster kunnen aanpassen. Via algemene instellingen heb je 3 opties.

  1. Je kunt de optie Algemene gegevens aanpassen uitzetten en dan kunnen deze gegevens niet meer via de profiel foto worden aangepast.
  2. Als de optie Wachtwoord aanpassen uitzet kan het wachtwoord via Inzetrooster door de gebruiker niet meer worden gewijzigd. Er is dan ook geen link logingegevens opvragen op de login pagina.
  3. Je kunt ook de optie Foto uploaden uitzetten, om b.v. de kwaliteit van de foto's te waarborgen.

Vrije velden voor personen

Met vrije velden kan je zelf extra velden definiëren waardoor je de administratie kan aanpassen aan je eigen organisatie. Je kunt instellen of deze gegevens voor iedereen of alleen voor de beheerder te zien zijn. Tevens kan je instellen of deze gegevens door de persoon zelf bijgewerkt mogen worden via de profiel pagina.

Vrije velden zijn beschikbaar bij een betaald account.

Personen inschrijven

In de meeste gevallen schrijven de personen (vrijwilligers) zich zelf in voor een dienst, maar de beheerder kan bij het aanmaken of aanpassen van een dienst personen ook inschrijven of uitschrijven voor een dienst (koppelen).

Notificatie berichten

Er is dan ook de mogelijkheid om direct een notificatie bericht te sturen. Er zijn drie soorten notificatie berichten die aan de hand van de wijziging wordt verstuurt:

  • Een noificatie als een persoon wordt ingeschreven (bekijk een voorbeeld).
  • Een notificatie als een persoon wordt uitgeschreven.
  • Een notificatie als alleen de dienst wordt gewijzigd maar niet de persoon.

Als het veld geannuleerd is aangevinkt komt bij een notificatie dit ook in het bericht te staan. Je kunt dus gemakkelijk een dienst annuleren door een notificatie (bekijk een voorbeeld) te sturen.

Locaties

Je kunt ook meerdere locaties aanmaken. Deze zijn dan gekoppeld aan Google maps en kan de persoon zien waar hij moet zijn. Bij het aanmaken van een dienst kan je (optioneel) de locatie koppelen aan een dienst. In het overzicht 'alle diensten' en 'open diensten' komt dan ook een link naar de locatie te staan.

Je kunt de locaties alleen gebruiken bij een betaalde versie.

Printversie

Je krijgt altijd een printvriendelijke versie als je een print maakt. De menu's, knoppen, etc worden niet mee geprint.

Inschrijfverzoek

Je kunt als beheerder een inschrijfverzoek. sturen naar een selectie van personen. Dit is misschien wel het meest krachtige stuk gereedschap van Inzetrooster. Je kunt zelf bepalen hoeveel personen je uitnodigt om in te schrijven. Via opties kunt je aangeven of de personen willekeurig geselecteerd of op de minste diensten geselecteerd worden.

In dit inschrijfverzoek, die ze via e-mail ontvangen, staat een link/button (access-token) waardoor ze meteen kunnen inloggen zonder lastige wachtwoorden in te vullen.

Personen vrijstellen

Als bepaalde personen zich door medische redenen (tijdelijk) niet kunnen inzetten kan je ervoor zorgen dat zij geen inschrijf- en overnameverzoeken ontvangen. Of als personen zich al genoeg inzetten voor de organisatie of als ze te jong of te oud zijn kan je dit ook aanzetten, tevens is de inschrijfstatus dan ook niet zichtbaar. Je kunt vinkje 'Vrijgesteld' aanzetten op het tabblad 'Instellingen' bij de persoon zelf.

Inschrijfstatus

Als er een vrijwilligersplicht is dan kan je als beheerder een inschrijfstatus op 'Mijn pagina' activeren. Met deze status motiveer je de vrijwilligers om zich in te schrijven voor het minimum aantal uren in de standaard periode.

Hieronder drie voorbeelden van de verschillende soorten inschrijfstatussen:

1 - Als men nog niet voor diensten heeft ingeschreven.

2 - Als men al is begonnen met inschrijven voor diensten.

3 - Als men het minimuum aantal uren bereikt heeft.

Eenmaal geactiveerd is deze status voor iedereen zichtbaar behalve voor degene waarbij het vinkje 'Vrijgesteld' aanstaat, welke je kan vinden op het tabblad instellingen bij de persoon zelf.

Diensten overdragen

De gebruikers kunnen een dienst eenvoudig over dragen aan een ander via mijn pagina en de button 'overdragen'. Ze kunnen één specifieke persoon of meerdere personen vragen om de dienst over te nemen.

Selectie diensten overdragen

Standaard gaan deze verzoeken naar 20 willekeurige personen, maar je kan ook via algemene instellingen instellen dat deze naar 20 personen gaan die zich het minst hebben ingeschreven in de standaard periode.

De eerste persoon die het verzoek via e-mail accepteert, door op de link (button) te klikken, neemt de dienst over. De verzender krijgt een e-mail bevestiging als de dienst is overgenomen. Als beheerder kan je de details bekijken via inschrijf- en overnameverzoeken verzonden en ontvangen.

Door op een verzoek te klikken je kan zien wie een verzoek heeft ontvangen en hoe een ruiling verlopen is.

Van overdragen naar afmelden

Je kunt instellen tot hoeveel dagen van tevoren een verzoek tot overgedragen verstuurd kan worden. Daarna moet men zich afmelden bij de algemene contactpersoon die via mail op de hoogte wordt gesteld. Dit voorkomt dat men op het laatste moment nog een overdrachtverzoek verstuurd waar waarschijnlijk niet of te laat op wordt gereageerd.

Statistieken

Er zijn mooie overzichten van de kengetallen van diensten zoals: totaal aantal, toekomstige en reeds verlopen diensten, aantallen per groep, aantal afwezig, aantal geannuleerd, aantallen per persoon en nog veel meer.

Herinneringen

Je kunt een herinnering instellen die de personen via email ontvangen voor de dienst. Bijvoorbeeld 10 dagen van tevoren of 1 dag van tevoren. In deze mail komt de naam, tijd en dienst te staan. Je kunt ook nog een specifieke tekst mee sturen met meer uitleg over de diensten.

Personen kunnen via hun profiel instellen dat ze geen herinneringen (meer) willen ontvangen.

De herinneringen worden verstuurd tussen 10u en 11u in de ochtend.

Personen importeren

De beheerder kan de personen importeren of bijwerken via een Excel of CSV. Het is vooral handig om eerst een export van een paar personen te doen, dan heb je meteen het juiste formaat (juiste velden en de benamingen).

Je kunt eventueel een identiteits-nummer (lidnummer) gebruiken waardoor je deze kan matchen met je bestaande administratie systeem. Als het identiteits-nummer aanwezig is dan worden de personen geüpdatet ipv toegevoegd.

Personen exporteren

Je kunt alle personen exporteren (downloaden) met alle informatie als Excel of CSV. Je kunt dat per veld opgeven, bijvoorbeeld alleen de velden naam en email als je een externe mailing wilt doen. Of een bepaald veld in één keer aanpassingen voor alle personen waarna je de personen weer importeert (uploaden).

Je kunt ook de laatste login exporteren waarmee je kunt zien welke personen nog nooit hebben ingelogd.

Diensten importeren

Je kan als beheerder eventueel de diensten ook via een Excel of CSV importeren. Het is vooral handig om eerst een export te doen, dan heb je meteen het juiste formaat (juiste velden en de benamingen). Je kunt de diensten ook aanpassen en via een import ook personen inschrijven. Bekijk dit gedeelte in de instructievideo .

Meer informatie over de velden en veld types staat op de pagina diensten importeren of bijwerken. Er is ook een formulier waarmee je heel eenvoudig repeterende diensten kan toevoegen. Bekijk de aparte instructievideo als je een vastrooster wilt kopiëren naar een volgende periode.

Diensten exporteren

Je kan alle diensten exporteren (downloaden) als Excel of CSV. Maar je kan ook een selectie maken per groep of datum range. Dat is vooral handig als je veel aanpassing wilt doen en daarna weer importeren (uploaden).

Uren & dienster per persoon

Er is een keurig overzicht van uren & diensten per persoon welke je kan sorteren op naam, uren, diensten en op leeftijd. Bij een betaald account kan je deze gegevens ook als Excel/CSV downloaden.

Tekstblokken

Als je als beheerder bent ingelogd zie je op verschillende plekken een icoontje achter een tekst-blok. Door op dit icoontje te klikken kan je de standaard tekst aanpassen en wordt deze opgeslagen. Hierdoor kan je de teksten beter laten aansluiten op jouw organisatie. Op de pagina vrije teksten kan je de teksten zien.

De teksten in de e-mails kunnen ook aangepast worden, neem daarvoor contact met ons op.
Bekijk ook
  • De pagina screenshots waar je ook kunt zien hoe de pagina's eruit zien.
  • De pagina best practice voor de beheerder en/of coördinator.