Instructievideo's

• Bekijk de Opstart instructievideo
• Bekijk de Algemene instellingen instructievideo
• Bekijk de Personen importeren en bijwerken instructievideo
• Bekijk de Verzoek tot inschrijven instructievideo

Rollen en rechten

Inzetrooster heeft 3 soorten rollen: gebruikers, bewerkers en beheerders.

1. Gebruikers kunnen zich voor diensten in- en uitschrijveni, hun diensten overdragen en hun profiel aanpassen.
2. Bewerkers kunnen ook diensten en personen aanmaken, aanpassen en verwijderen.
3. Beheerders hebben het volledige beheer en inzicht in alle activiteiten.

Bewerkers en beheerders kunnen ook inschrijven voor diensten. Zie de details op de pagina Rollen en rechten

Degene die zich heeft aangemeld bij inzetrooster is automatisch beheerder. Als beheerder kun je elke andere persoon ook bewerker of beheerder maken via 'tabblad Instellingen' bij de persoon zelf. Als beheerder krijg je toegang tot de beheer pagina's welke je kan benaderen via het hoofdmenu.

Bewerkers en beheerders zien een extra icoon waarmee je de dienst of persoon kunt aanpassen.

Help icoontjes

Door de site heen zijn er icoontjes die uitleg geven. Klik of hover met je muis over de tekst of over icoontjes in de site waardoor de uitleg als tooltip verschijnt. Hieronder de meest gebruikte icoontjes met uitleg.

Contactgegevens

De contactgegevens van de beheerder en/of coördinator, zoals naam, telefoon en e-mailadres die onderaan de pagina staan (footer) kan je aanpassen in beheer bij algemene instellingen.

Er worden via Inzetrooster verschillende mails verstuurd en de naam en antwoordadres kan per bericht verschillen:

Om te voorkomen dat de mail in de spambox van de ontvanger komt gebruiken wij het afzenderadres <accountnaam>@inzetrooster.nl. Een antwoord op <accountnaam>@inzetrooster.nl wordt automatisch door gestuurd naar het algemene e-mailadres.

Adresboek instellingen

Standaard zijn de contactgegevens voor elkaar zichtbaar via de pagina personen. Je kan die ook voor elkaar verbergen bij algemene instellingen.. Voor vrije velden kan je dat per veld instellen.

Je kunt voor de geboortedatum apart instellen of de leeftijd en geboorte datum zichtbaar is, of alleen jonger of ouder dan 16 jaar. Mocht de exacte geboortedatum te pricacygevoelig liggen.

Profiel instellingen

Standaard kunnen gebruikers zelf hun profiel aanpassen. Als Inzetrooster geüpdatet wordt via een extern systeem met behulp van imports dan is het meestal niet wenselijk dat de gebruikers hun profiel in Inzetrooster kunnen aanpassen. Via configuratie instellingen heb je 3 opties.

1. Gebruikers kunnen de gegevens op het tabblad algemeen aanpassen
2. Gebruikers kunnen zelf een foto uploaden
3. Gebruikers kunnen hun wachtwoord (in Inzetrooster) aanpassen *

Je kunt deze opties afzonderlijk van elkaar uit- of aanzetten.

* Als je de optie uitzet is er ook geen link logingegevens opvragen op de login pagina.

Vrije velden voor personen

Met vrije velden kan je zelf extra velden definiëren waardoor je de administratie kan aanpassen aan je eigen organisatie. Je kunt dan een meer gedetailleerd profiel opbouwen, zoals bijvoorbeeld:

• Extra tekstveld voor bijvoorbeeld: beroep, interesses, t-shirt maat.
• Extra checkbox voor bijvoorbeeld een 'Verklaring omtrent gedrag (VOG)' of 'IVA-cerificaat'.
• Extra tekst box voor andere notities.
• Extra e-mailveld voor bijvoorbeeld een tweede e-mailadres.
• Extra telefoonveld voor bijvoorbeeld een tweede telefoonnummer.
• Extra datumveld voor bijvoorbeeld een datum die je bij een persoon wilt vast leggen.

Je kunt de privacy-instellingen van elk veld instellen, zodat het alleen zichtbaar is voor iedereen, de gebruiker en/of de beheerder. Let op: Vrije-velden kan je wel exporteren maar niet importeren.

Vrije velden zijn alleen beschikbaar vanaf een Premium account.

Diensten koppelen

In de meeste gevallen schrijven de personen (vrijwilligers) zich zelf in voor een dienst, maar de beheerder kan bij het aanmaken of aanpassen van diensten ook personen (ont)koppelen cq inschrijven/uitschrijven.

Notificatie versturen

Er is de mogelijkheid om direct een notificatie bericht te sturen als je de dienst toevoegd of aanpast. Er zijn drie soorten notificatie berichten die aan de hand van de wijziging verstuurd kunnen worden als je de checkbox aanvinkt:

• Een noificatie als een persoon wordt ingeschreven (bekijk een voorbeeld).
• Een notificatie als een persoon wordt uitgeschreven.
• Een notificatie als alleen de dienst wordt gewijzigd maar niet de persoon.

Als het veld geannuleerd is aangevinkt komt bij een notificatie dit ook in het bericht te staan. Je kunt dus gemakkelijk een dienst annuleren door een notificatie (bekijk een voorbeeld) te sturen.

Locaties

Je kunt ook meerdere locaties aanmaken. Deze zijn dan gekoppeld aan Google maps en kunnen de vrijwilligers zien waar ze moeten zijn. Bij het aanmaken van een dienst kan je (optioneel) de locatie koppelen. In het overzicht 'alle diensten' en 'open diensten' komt dan ook een link naar de locatie te staan.

Locaties zijn alleen beschikbaar vanaf een Unlimited account.

Printversie

Je krijgt altijd een printvriendelijke versie als je een print maakt. De menu's, knoppen, etc worden niet mee geprint.

Inschrijfverzoek

Je kunt als beheerder een inschrijfverzoek. sturen naar een selectie van personen. Dit is misschien wel het meest krachtige stuk gereedschap van Inzetrooster. Je kunt zelf bepalen hoeveel personen je uitnodigt om in te schrijven. Via opties kunt je aangeven of de personen willekeurig geselecteerd of op de minste uren geselecteerd worden.

In dit inschrijfverzoek, die ze via e-mail ontvangen, staat een link/button (access-token) waardoor ze meteen kunnen inloggen zonder lastige wachtwoorden in te vullen.

Personen vrijstellen

Als bepaalde personen zich door medische redenen (tijdelijk) niet kunnen inzetten kan je ervoor zorgen dat zij geen inschrijf- en overnameverzoeken ontvangen. Of als personen zich al genoeg inzetten voor de organisatie of als ze te jong of te oud zijn. Je kunt vinkje 'Vrijgesteld' aanzetten op het tabblad 'Instellingen' bij de persoon zelf. Houd er rekening mee dat dan ook de inschrijfstatus (volgend punt) niet meer zichtbaar is.

Inschrijfstatus

Als er verwacht wordt dat elke vrijwilliger zich voor een minimum aantal uren inzet dan kan je via de configuratie instellingen de inschrijfstatus op 'Mijn pagina' activeren. Op deze manier motiveer je de vrijwilligers om zich in te schrijven voor het minimum aantal uren in de standaard periode.

Hieronder drie voorbeelden van de verschillende soorten inschrijfstatussen:

1 - Als er nog niet voor diensten is ingeschreven.

2 - Als er al is begonnen met inschrijven voor diensten.

3 - Als het minimuum aantal uren bereikt is.

Eenmaal geactiveerd is deze status voor iedereen zichtbaar behalve voor degene waarbij het vinkje 'Vrijgesteld' aanstaat, welke je kan vinden op het tabblad instellingen bij de persoon zelf.

Diensten overdragen

De gebruikers kunnen een dienst eenvoudig over dragen aan een ander via mijn pagina en de button 'overdragen'. Ze kunnen één specifieke persoon of meerdere personen vragen om hun dienst over te nemen. Let op: Op de dag van inschrijven kan men ook direct weer uitschrijven, pas de volgende dag is de orangje knop 'Uitschrijven' veranderd in een blauwe knop 'Overdragen'.

Diensten overdragen (ontvangers)

Doorgaans worden deze verzoeken naar 20 willekeurige personen gestuurd, maar je kan ook via algemene instellingen instellen dat deze naar 20 personen gaan die zich het minst hebben ingeschreven in de Standaard periode.

De eerste persoon die het verzoek via e-mail accepteert, door op de knop 'Overnemen' te klikken, neemt de dienst over. De verzender krijgt een e-mail bevestiging als de dienst is overgenomen. Als beheerder kan je de details bekijken via beheer: Verzoeken verzonden.

Je kunt het selecteren van 20 willekeurige personen uitzetten door de optie 'Alleen naar één specifieke persoon zoeken' te kiezen. Dat kan gewenst zijn als de meeste personen vaste dagen hebben en de diensten van andere dagen niet kunnen overnemen.

Diensten overdragen (termijn)

Je kunt instellen tot hoeveel dagen van tevoren een overnameverzoek verstuurd kan worden. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat je minimaal 2 dagen van te voren een overdrachtverzoek moet versturen. Daarna moet men zich afmelden bij de algemene contactpersoon. De knop 'Overdragen' verandert dan naar 'Afmelden'.

Diensten overdragen (termijn -> altijd afmelden)

Als het gewenst is dat er helemaal geen overnameverzoeken worden gedaan kan je de optie 'Altijd afmelden' kiezen. Bij een afmelding krijgt de algemene contactpersoon een mail en kan die de nodige maatregelen treffen. De dienst kan dan ook niet via het rooster overgenomen worden .

Diensten overdragen (waarschuwing)

Je krijgt standaard 4 dagen van te voren een waarschuwings over lopende overdrachtverzoeken en afmeldingen. Deze waarschuwing gaat naar de algemene contactpersoon. Je kunt instellen of je die waarschuwingen eerder of helemaal niet wilt ontvangen via de configuratie instellingen. Opmerking: Je krijgt deze waarschuwing ook te zien op de beheer pagina.

Statistieken

Er zijn mooie statistieken in verschillende grafieken. Je kunt informatie vinden over totaal aantal, toekomstige en reeds verlopen diensten, aantallen per groep, aantal afwezig, aantal geannuleerd en nog veel meer.

Herinneringen

Je kunt een herinnering instellen die de personen via email ontvangen met de details van de dienst. Bijvoorbeeld 10 dagen van tevoren of 1 dag van tevoren. Personen kunnen ook individueel instellen dat ze geen herinneringen (meer) willen ontvangen.

De herinneringen worden verstuurd tussen 10u en 11u in de ochtend.

Personen importeren

De beheerder kan de personen importeren of bijwerken via een Excel of CSV. Het is vooral handig om eerst een export van een paar personen te doen, dan heb je meteen het juiste formaat (juiste velden en de benamingen).

Je kunt eventueel zelf een gebruiker_id (lidnummer) invullen waardoor je deze kan matchen met je bestaande administratie systeem. Als het gebruiker_id aanwezig is dan worden de personen aangepast ipv toegevoegd. Als een gebruiker_id niet is ingevuld dan wordt deze automatisch (met het hoogste nummer +1) toegewezen.

Personen exporteren

Je kunt alle personen exporteren (downloaden) met alle informatie als Excel of CSV. Je kunt dat per veld opgeven, bijvoorbeeld alleen de velden naam en email als je een externe mailing wilt doen. Of een bepaald veld in één keer aanpassingen voor alle personen waarna je de personen weer importeert (uploaden).

Je kunt ook de laatste login exporteren waarmee je ook kunt zien welke personen nog nooit hebben ingelogd.

Diensten importeren

Je kan als beheerder eventueel de diensten ook via een Excel of CSV importeren. Het is handig om eerst een export te doen, dan heb je meteen het juiste formaat (juiste velden en de benamingen). Je kunt de diensten ook via een export aanpassen en via een import personen inschrijven (koppelen) als het gebruiker_id van de persoon wordt in gevuld. Als het dienst_id aanwezig is dan worden de diensten aangepast i.p.v. toegevoegd.

Meer informatie over de velden en veld types staat op de pagina diensten importeren of bijwerken. Er is ook een formulier waarmee je heel eenvoudig repeterende diensten kan toevoegen. Bekijk de aparte instructievideo als je een vastrooster wilt kopiëren naar een volgende periode.

Diensten exporteren

Je kan alle diensten exporteren (downloaden) als Excel of CSV. Maar je kan ook een selectie maken per groep of datum range. Dat is vooral handig als je veel aanpassing wilt doen en daarna weer importeren (uploaden).

Uren & diensten per persoon

Er is een tijdregistratie van de ingeschreven diensten welke je kan sorteren op naam, uren, diensten en op leeftijd. Bij de premium producten kan je deze gegevens ook als Excel/CSV exporteren zodat je ook zelf kan sorteren, filteren, analyseren of kruistabellen kunt maken in een spreadsheet. Werk jouw organisatie ook met onkostenvergoeding dan kunnen de personen ook hun IBAN nummer opgeven en worden deze ook getoond in de export.

Tekstblokken

Als je als beheerder bent ingelogd zie je op verschillende plekken een icoontje achter een tekst-blok. Door op dit icoontje te klikken kan je de standaard tekst aanpassen en wordt deze opgeslagen. Hierdoor kan je de teksten beter laten aansluiten op jouw organisatie. Op de pagina tekstblokken kan je de standaard teksten zien.

Openbaar rooster

Je kunt de diensten in een bepaalde groep openbaar maken zodat ook niet ingelogde personen deze kunnen zien via de openbare link. Dat is vooral handig bij b.v. een kantine, openbaar zwembad of speeltuin zodat je kan zien of de kantine open is, of er een badmeester of toezichthouder aanwezig is.

Je kan via groepen beheren een groep selecteren en via het tabblad: 'Openbare instellingen' één van de volgende opties kiezen:

• Groep niet openbaar en alleen zichtbaar voor ingelogde personen (standaard)
• Groep openbaar en ingeschreven diensten worden met een check-icon getoond
• Groep openbaar en ingeschreven diensten worden met een check-icon én persoonsnaam getoond

Je kunt ook het tekstblok bovenaan het publieke rooster cq pagina aanpassen zodat het beter aansluit op jouw organisaatie (zie uitleg hierboven).