<span class="translation_missing" title="translation missing: nl.volunteers_roster">Volunteers Roster</span>

Best practice en tips

Op deze pagina staan tips voor de beheerder hoe je Inzetrooster het beste kan gebruiken.

 

Tips en procedures voor Inzetrooster.

 

In gebruik nemen

  • Elke organisatie een eigen webadres
    Elke account heeft zijn eigen login pagina hierdoor hoeft men niet eerst via de home pagina van Inzetrooster de organisatie login pagina op te zoeken. https://<accountnaam>.inzetrooster.nl/login

  • Stuur de help pagina alvast toe
    Er is kort en bondige help pagina, deze link of pdf kan je gebruiken in je communicatie:
    https://<accountnaam>.inzetrooster.nl/hoe-werkt-het
    https://<accountnaam>.inzetrooster.nl/hoe-werkt-het.pdf

  • Algemene instellingen
    Je kunt bepaalde instellingen aanpassen, zoals de zichtbaarheid van contactgegevens en het sturen van herinneringen. Zorg dat de instellingen goed staan voordat je Inzetrooster daadwerkelijk in gebruik neemt.

  • Rooster openbaar
    Je kunt bepaalde diensten (groepen) openbaar tonen. Dan kunnen mensen die niet ingelogd zijn zien welke diensten er nog open staan. Heb je het Corporate account? Dan wordt het rooster in je eigen huisstijl getoond.

Verzoeken sturen

Houd de teksten kort

Als je een inschrijfverzoek gaat sturen, houd de tekst dan kort en bondig. De basis informatie staat al in het verzoek. Hoe korter de tekst hoe beter.

Stuur niet naar te veel personen

Als er bijvoorbeeld nog maar 20 open diensten zijn dan is het niet verstandig om een inschrijfverzoek te sturen naar 100 personen. Als namelijk iemand (te laat) inlogd en er geen 'open diensten' meer zijn dan is dat onduidelijk en krijg je daar vragen over.

Personen selecteren op minste inzet

Bij sommige organisaties of verenigingen wordt verwacht dat er een minimum aantal diensten gedaan wordt. Je kunt bij een inschrijfverzoek in stap 2 de keuze maken dat je de personen wilt selecteren op minste aantal diensten. Je kunt dan makkelijker een verzoek sturen naar alleen die personen. Zo kun je deze groep een apart/extra verzoek sturen en nadrukkelijker motiveren.

Stuur niet te vaak een verzoek

Stuur niet te vaak een inschrijfverzoek. Personen die gemotiveerd zijn schrijven zich sowieso wel in en anders krijg men de gewoonte om de mailtjes meteen te verwijderen als je die te veel ontvangt.

Vrijwilligers motiveren

Personen vrijstellen

Als bepaalde personen zich al genoeg inzetten voor de organisatie, of ze zijn tijdelijk ziek of in het buitenland, dan hoeven zij in de meeste gevallen geen inschrijf- of overnameverzoeken te ontvangen. Je kunt deze personen dan vrijstellen door het vinkje Vrijgesteld aan te zetten.

Inschrijfstatus voor minimale inzet

Als van de vrijwilligers wordt verwacht dat ze zich inzetten voor een bepaalt aantal uren dan kan je de Inschrijfstatus aanzetten. Met deze status motiveer je de vrijwilligers om zich in te schrijven voor het minimum aantal uren in de standaard periode, welke je via de configuratie pagina kunt instellen

Beter korte diensten

Je kunt beter 2 diensten van 3 uur aanmaken dan één dienst van 6 uur. De kans is dan groter dat er wordt ingeschreven omdat men wel bereid is om meer korte diensten te doen dan een langere bij vrijwilligerswerk.

Vrijwilligerswerk is ook een sociaal gebeuren

Het is altijd leuker om op een tijdstip gelijk te beginnen. Probeer een bij een start van een dienst dat de vrijwilliger er niet alleen voorstaat. Zorg voor meerdere diensten op één tijdstip.