Vrijwilligers rooster

Rooster setup

De setup van Inzetrooster bestaat uit vier stappen in het beheer gedeelte.

  1. Personen toevoegen.
  2. Groep of team aanmaken.
  3. Diensten toevoegen.
  4. Verzoek tot inschrijven sturen.

Nadat je als coördinator bent ingelogd krijg je een extra menu item Beheer in het hoofdmenu.

Rooster maken

1. Personen toevoegen

Personen cq vrijwilligers kan je toevoegen via beheer Persoon toevoegen, maar je kunt deze ook importeren met een Excel of CSV bestand.

2. Groep of team aanmaken

Je kunt diensten in groepen of teams indelen, maak daarom minimaal één groep of team aan (bijvoorbeeld: Bardienst, Scheidsrechter, Zaalwacht of Surveilleren). Elke dienst hoort namelijk bij een groep.

3. Diensten toevoegen

Diensten kan je handmatig per dienst toevoegen of via diensten repeterend toevoegen als je meer diensten over een langere periode wilt toevoegen. Je kunt ook de diensten importeren met een Excel of CSV bestand.

Per dienst kan er maar één persoon inschrijven. Dus als je op één tijdstip meer personen nodig hebt dan moet je meer diensten toevoegen.

4. Verzoek tot inschrijven sturen

Nadat de personen en de diensten zijn toegevoegd kan je een uitnodiging versturen zodat er ingeschreven kan worden. Dat doe je door een verzoek tot inschrijven te sturen.

Klaar!

De vrijwilligers krijgen een gepersonaliseerde mail met een access-token die 7 dagen geldig is, waar ze direct mee kunnen inloggen zonder een wachtwoord in te vullen. Je zult zien dat de vrijwilligers zich dan zelf inschrijven.

Als beheerder kan je natuurlijk ook zelf personen inschrijven voor een dienst (koppelen).

Lees ook even de pagina's hoe werk het voor de vrijwilligers en best practice voor de beheerder.