Vrijwilligers rooster

Bibliotheken met vrijwilligers

Gemeenten hebben de afgelopen jaren stevig bezuinigd op bibliotheken. Maar gelukkig voeren steeds meer vrijwilligers diverse werkzaamheden uit. Een belangrijke taak is het uitbreiden van de dienstverlening zoals de bezorging van materialen aan huis of het helpen met taallessen. Daarnaast worden vrijwilligers ook regelmatig ingezet als gastheer of gastvrouw en ondersteunen ze regelmatig bij de uitvoering van verschillende publieks- en promotieactiviteiten in de bibliotheek. Behoud de kwaliteit van bibliotheken en de culturele sector met de inzet van vrijwilligers en gebruik Inzetrooster. Zo roosteren vrijwilligers zelf gemakkelijk een dienst die bij hen past.

 

Bibliotheken met vrijwilligers
Bibliotheken met vrijwilligers

Het maken van een rooster

Je kan via een formulier heel snel een rooster maken. Je geeft een periode op en het aantal personen die je nodig hebt en daarna is het rooster klaar.

Verzenden van een inschrijfverzoek

Na het aanmaken van het rooster hoef je alleen nog maar een verzoek tot inschrijven te versturen. De vrijwilligers ontvangen een e-mail waarmee ze direct kunnen inloggen om zich voor de diensten in te schrijven.

Diensten overdragen

Als een vrijwilliger toch niet kan komen voor een dienst dan kan hij/zij deze dienst gemakkelijk overdragen aan een andere vrijwilliger door een verzoek te sturen naar één of meerdere personen.

Automatische herinnerings mail

Je kunt als vrijwilligerscoördinator instellen hoeveel dagen van te voren een herinnering mail verstuurd moet worden. Waardoor de kans op verzuim minimaal is.

Profiel aanpassen

De personen kunnen zelf hun profiel (adres, telefoonnummer, e-mail, foto, etc) aanpassen.

Vrijwilligers die niet zelf inschrijven

Je kunt als vrijwilligerscoördinator ook zelf de vrijwiligers inschrijven voor een dienst. Daardoor houd je wel up-to-date online en centraal overzicht.

Verschillende groepen diensten

Je kunt verschillende groepen aanmaken voor de verschillende taken zoals baliebezetting, gastheer of vrouw, voorleesuurtjes, etc.

Personen vanuit een extern systeem

Mocht de bibliotheek al een ander administratiesysteem gebruiken voor de vrijwilligers, dan kan je ook heel makkelijk de gegevens importeren of bijwerken met een import bestand (Excel/CSV).

Fotoboek van personen

Inzetrooster kan ook als fotoboek gebruikt worden, waardoor je elkaar sneller leert kennen.

Bijhouden van verzuim (no-shows)

Als een vrijwilliger regelmatig vergeet te komen dan kan je dat in inzetrooster bijhouden. Er zijn overzichten en statistieken van dit verzuim beschikbaar.

Vrijstellen van taken cq diensten

Als bepaalde vrijwilligers al genoeg doen kunnen ze ook vrijgesteld worden van diensten, zij ontvangen dan geen inschrijf- en overnameverzoeken meer.

Uren en diensten overzicht

Met Inzetrooster kan je precies zien hoeveel uren en/of diensten een persoon heeft gedaan. Deze overzichten kan je ook downloaden.