Bibliotheken met vrijwilligers

Vrijwilligers in een bibliotheek doen allerlei werkzaamheden, bijvoorbeeld als gastheer of gastvrouw. Ook ondersteunen ze regelmatig bij de uitvoering van verschillende promotieactiviteiten in de bibliotheek. Met Inzetrooster roosteren de vrijwilligers zelf gemakkelijk een dienst in die bij hen past. Je hebt een actueel overzicht en ziet wie met wie is ingedeeld.

 

Bibliotheken met vrijwilligers
Bibliotheken met vrijwilligers

Het maken maken van een rooster

Je kan via een formulier heel snel een dienstenrooster maken. Je geeft een periode op en het aantal personen die je per (weekend) dag nodig hebt en daarna is het rooster klaar.

Verzenden van een inschrijfverzoek

Na het aanmaken van het rooster hoef je alleen nog maar een verzoek tot inschrijven te versturen. De vrijwilligers ontvangen een e-mail waarmee ze direct kunnen inloggen om zich voor de diensten in te schrijven.

Vrijwilligers kunnen diensten overdragen

Als een vrijwilliger (later) toch liever niet komt voor een dienst dan kan hij/zij die dienst gemakkelijk overdragen aan een andere persoon door een verzoek te sturen naar één of meerdere vrijwilligers.

Automatische herinneringsmail

Je kunt als beheerder/coördinator instellen hoeveel dagen van te voren een herinnering mail verstuurd moet worden. Waardoor het verzuim (no-shows) minimaal is.

Profiel aanpassen

De vrijwilligers kunnen zelf hun profiel (adres, telefoonnummer, e-mail, foto, etc) aanpassen. Hierdoor heb je de actuele gegevens op één plek welke je ook eenvoudig kunt downloaden voor b.v. een externe mailing.

Vrijwilligers zelf inschrijven

Je kunt als beheerder/coördinator ook zelf de vrijwilligers inschrijven voor een dienst. Je kunt dus bijvoorbeeld afspreken dat de vrijwilligers zich voor 1 mei moeten inschrijven en dat anders de beheerder/coördinator dat doet.

Verschillende groepen diensten

Je kunt verschillende groepen aanmaken en daar de diensten aan koppelen en filteren, zodat het overzichtelijk blijft. Je kunt dan ook eventueel een groep besloten maken zodat bijvoorbeeld alleen de personen, die genoeg ervaring hebben, kunnen inschrijven.

Vrijwilligers vanuit een extern systeem

Mocht de organisatie al een ander administratiesysteem gebruiken, dan kan je ook heel makkelijk de vrijwilligers bijwerken met een import bestand (Excel/CSV).

Fotoboek van de vrijwilligers

Inzetrooster kan ook als fotoboek (smoelenboek) gebruikt worden, zodat je elkaar sneller leert kennen.

Bijhouden van verzuim (no-shows)

Als een vrijwilliger regelmatig vergeet te komen dan kan je dat in inzetrooster bijhouden. Er zijn overzichten en statistieken van dit verzuim beschikbaar.

Vrijstellen van diensten

Als bepaalde vrijwilligers zich al genoeg inzetten voor de organisatie dan kan je deze vrijstellen van diensten zodat deze vrijwilligers geen inschrijf- en overnameverzoeken ontvangen.

Uren en diensten overzicht

Met Inzetrooster kan je precies zien hoeveel uren en/of diensten een vrijwilliger heeft gedaan. Deze overzichten kan je ook downloaden.