Vrijwilligers rooster

Musea en vrijwilligers inzet

Maak het plannen en organiseren van de bezetting gemakkelijk voor vrijwilligers. Voorkom onnodige verwarring over de bezetting van diensten en taken. De vrijwilligers kiezen zelf een (weekend) dagdeel en een taak cq dienst. Je kunt ook de persoonlijke notities bijhouden.

 

Vrijwilliger bij musea.
Vrijwilligers bij musea.

Het maken van een rooster

Je kan via een wizzard heel snel een rooster maken. Je geeft een periode op en het aantal personen die je per (weekend) dag nodig hebt en daarna is het rooster klaar.

Verzenden van een inschrijfverzoek

Na het aanmaken van het rooster hoef je alleen nog maar een verzoek tot inschrijven te versturen. De vrijwilligers ontvangen een e-mail waarmee ze direct kunnen inloggen om zich voor de diensten in te schrijven.

Diensten overdragen

Als een vrijwilliger toch niet kan komen voor een dienst dan kan hij/zij deze dienst gemakkelijk overdragen aan een andere vrijwilliger door een verzoek te sturen naar één of meerdere personen.

Automatische herinnerings mail

Je kunt als vrijwilligerscoördinator instellen hoeveel dagen van te voren een herinnering mail verstuurd moet worden. Waardoor de kans op verzuim minimaal is.

Profiel aanpassen

De personen kunnen zelf hun profiel (adres, telefoonnummer, e-mail, foto, etc) aanpassen. Als je dat als vrijwilligerscoördinator liever niet wilt dan kan je dat per onderdeel uitschakelen.

Vrijwilligers die niet inschrijven

Je kunt als vrijwilligerscoördinator ook zelf personen koppelen aan een dienst. Daardoor houd je wel online en centraal overzicht.

Verschillende groepen diensten

Je kunt verschillende groepen aanmaken voor de verschillende taken zoals baliebezetting, collectiebeheer, rondleidingen, etc. Je kunt ook besloten groepen maken zodat bijvoorbeeld alleen bepaalde personen kunnen inschrijven.

Personen vanuit een extern systeem

Mocht het museum al een ander administratiesysteem gebruiken, dan kan je ook heel makkelijk de gegevens importeren of bijwerken met een import bestand (Excel/CSV).

Fotoboek van personen

Inzetrooster kan ook als fotoboek gebruikt worden, waardoor je elkaar sneller leert kennen. Deze kan je sorteren op voornaam, achternaam, leeftijd en hoelang iemand al bij het museum actief is.

Bijhouden van verzuim (no-shows)

Als een vrijwilliger regelmatig vergeet te komen dan kan je dat in inzetrooster bijhouden. Er zijn overzichten en statistieken van dit verzuim beschikbaar.

Vrijstellen van taken cq diensten

Vrijwilligers kunnen ook vrijgesteld worden van diensten, zij ontvangen dan geen inschrijf- en overname verzoeken meer.

Uren en diensten overzicht

Met Inzetrooster kan je precies zien hoeveel uren en/of diensten een persoon heeft gedaan. Deze overzichten kan je ook downloaden.